Se ha consultado a este Servicio sobre sobre la posibilidad de acreditar gastos ante este Servicio mediante fotos digitalizadas de los comprobantes de pagos efectuados con tarjeta de crédito.
I.- ANTECEDENTES
De acuerdo a su presentación, su representada es una sociedad del giro de venta al por mayor de vinos y bebidas alcohólicas de fantasía y otros.
En la actualidad se encuentra desarrollando un proyecto para implementar un nuevo sistema de rendición de gastos de sus empleados, llamado TTTT, que funciona mediante una integración directa del banco con sus tarjetas de crédito.
De esta forma, cada empleado que efectúe un gasto (representación, consumo, invitaciones, reuniones de trabajo, combustible, etc.) y lo pague con tarjeta de crédito, propia o de la empresa, utilizará una aplicación de su teléfono para tomar una foto a los respaldos de gastos a rendir y, al digitalizar dicho comprobante, esta aplicación lo clasifica según los parámetros que se configuran en el sistema.
Este software tiene por objeto un uso eficiente de recursos administrativos, permitiendo llevar un control de gastos en tiempo real y, al mismo tiempo, mantener disposición en línea de los respaldos de los gastos en formato digital, evitando la pérdida de documentos o el desvanecimiento de las impresiones en boletas o vouchers de tarjetas de crédito, que después de cierto tiempo se borran o tornan ilegibles.
En su opinión, la foto digitalizada del comprobante de la transacción es un medio apto y suficiente para sustento del gasto que en este se consigna, sin embargo entiende que bajo una interpretación conservadora de la actual normativa debería seguir manteniendo el respaldo físico de estos documentos, por lo que solicita se le confirme la posibilidad que este Servicio considere como prueba suficiente de los gastos incurridos una copia digital fidedigna del respaldo original, disponible con un número único y correlativo y de fácil acceso.
En sustento de su posición cita el artículo 17 del Código Tributario y los artículos 54 y 58 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, entre otros.
II.- ANÁLISIS
Previo al análisis de la cuestión planteada, se informa que el presente oficio se refiere exclusivamente a la posibilidad de aceptar, como prueba de un gasto, la fotografía digitalizada de un comprobante de compra efectuada con tarjeta de crédito, excluyéndose del análisis, por tanto, cualquier inferencia para los efectos de justificar la procedencia del gasto en sí mismo (es decir, si el gasto es o no necesario para producir la renta).
Precisado lo anterior, y de acuerdo al artículo 17 del Código Tributario, los libros de contabilidad junto con la documentación correspondiente deben conservarse mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio para la revisión de las declaraciones.
La norma obliga a conservar dichos documentos, siendo la primera opción conservar los documentos originales durante el plazo indicado. No obstante, el contribuyente puede adoptar las precauciones necesarias para preservarlos de la mejor forma posible, entre las cuales se cuenta su digitalización, siempre que ésta implique un fiel e íntegro reflejo respecto del original emitido en papel. Al efecto cabe recordar además que, de acuerdo a la letra d) del artículo 2° de la Ley N°19.799, esta fotografía digitalizada al ser una representación de una imagen, creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos constituirá un documento electrónico, en la medida que sea almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.
Por otra parte, para efectos de la Ley sobre Impuesto a la Renta, el artículo 31, inciso primero, exige que los gastos se acrediten o justifiquen de manera fehaciente ante este Servicio. De este modo, si bien la prueba de cada gasto en particular podría variar dependiendo de la relevancia del mismo, es posible señalar que, en principio y dentro los parámetros descritos en su consulta, la modalidad planteada cumpliría el estándar exigido por la ley, mientras sea coincidente con la contabilidad y otros antecedentes a ponderar dependiendo del caso.
Se hace presente que, de acuerdo al artículo 14 ter letra A) N°3, letra a), punto ii), de la citada ley, los contribuyentes que tributen de acuerdo a esa norma pueden deducir como egreso de la actividad el 0.5% de sus ingresos percibidos en el ejercicio, con un tope de 15 unidades tributarias mensuales por concepto de gastos indocumentados.
En cuanto a los artículos 54 y 58 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, citados en su presentación, y el artículo 72 de su Reglamento, se informa que, conforme al artículo 54, los comprobantes o recibos generados en transacciones pagadas a través de medios electrónicos, tienen el valor de boletas de ventas y servicios. Por su parte, el artículo 58 dispone que los originales de las boletas deben ser conservados por los respectivos contribuyentes durante 6 años. Sin embargo, se aclara que los originales de las boletas deben conservarse en poder del vendedor, no del comprador como sería su caso, por lo que tales normas en específico no le resultan aplicables.
Asimismo, cabe aclarar que no aplica al caso la autorización contenida en el inciso final del artículo 17 del Código Tributario, en el sentido que propone en su consulta, toda vez que el sistema que estudia implementar se entiende de registro y archivo de documentos, pero no un sistema que sustituya su contabilidad ni registros auxiliares.
Por último, tampoco resulta aplicable como solución lo resuelto en el Oficio N° 957 de 2017, citado en su presentación, toda vez que tal pronunciamiento (y otros similares) se refiere a la documentación para acreditar un reembolso con cargos a fondos públicos, que no envuelve un perjuicio fiscal.
III.- CONCLUSIÓN
Conforme lo expuesto precedentemente se informa que, en el caso consultado resultaría suficiente la foto digitalizada del comprobante de la transacción, considerando que los documentos emitidos en papel se encuentran sujetos a próximo deterioro.
Fuente: Fernando Barraza Luengo – Director SII
Oficio 2917, de 29.11.2019
Subdirección Normativa Dpto. de Técnica Tributaria