Precisan alcances legales para la utilización de los sistemas de registro y control de asistencia

Entre otras materias, por medio de Dictamen N°5849/133, del 4 de diciembre de 2017, la Dirección del Trabajo realizó una serie de precisiones legales que deben adoptar los sistemas de registro y control de asistencia.

I.- Descuentos

Señala el Dictamen que los atrasos en que pueda incurrir un trabajador importan que durante dicho lapso el dependiente no ha prestado servicios a su empleador por lo que, en principio, no tendría derecho a remuneración.

Ahora bien, la sola circunstancia de llegar atrasado a sus labores no necesariamente implica que las remuneraciones del dependiente sufrirán descuento, toda vez que para que ello sea procedente, se debe esperar el término de la semana laboral, dado que sólo en ese momento el empleador podrá saber si el dependiente ha cumplido con su jornada laboral pactada en el respectivo contrato.

En efecto, los sistemas de registro deben sumar automáticamente el tiempo laborado en la semana respectiva, a fin de permitir al empleador verificar si la cifra final es la convenida en el contrato o, si por el contrario, es inferior a ella, caso en el cual el empleador se encontrará facultado para descontar de la remuneración del mes el lapso no laborado, esto es, el periodo que faltó para completar la jornada ordinaria convenida.

Es del caso señalar que la Dirección del Trabajo ha señalado en su jurisprudencia administrativa, entre otros, en dictamen N°6725/306, de 16.11.94, que atendido el carácter bilateral del contrato de trabajo, el dependiente sólo tiene derecho a remuneración en cuanto cumpla con su obligación correlativa de prestar servicios, salvo la concurrencia de causas legales que establezcan dicho pago o del acuerdo de las partes en este sentido.

En el mismo orden de ideas, frente a la práctica de impedir el ingreso de un trabajador que llega atrasado, cabe indicar que el empleador que suscribe un contrato con un dependiente se obliga a proporcionar el trabajo convenido y pagar por él una remuneración, en tanto éste tiene por obligación prestar los servicios pactados. De esta forma, el empleador no se puede eximir del cumplimiento de sus obligaciones aun cuando el trabajador llegue atrasado a cumplir sus labores diarias.

Así, respecto de los descuentos por atrasos, reiteramos que se debe esperar hasta el término de la semana laboral para establecer si efectivamente el trabajador ha incumplido con su obligación de prestar servicios la cantidad de horas convenidas. Ello, por cuanto resulta procedente para los efectos de determinar la existencia de atrasos afectos a descuento que se compensen las horas no laboradas en una semana debido a atrasos e inasistencias, con las que se hubieren laborado en exceso sobre la jornada diaria dentro de la misma semana. Tal compensación sólo es factible de realizar dentro de la respectiva semana, sin que sea posible compensar las horas no trabajadas en una semana con aquéllas que se laboran en exceso la semana siguiente.

De esta forma, si el empleador no permite el ingreso del trabajador al establecimiento por llegar atrasado, estará sancionándolo doblemente, por una parte, impidiéndole cumplir con su obligación contractual de trabajar las horas consignadas en su contrato, lo que implicará una reducción de sus remuneraciones más allá del tiempo incurrido en el atraso y, por otra parte, lo puede hacer perder el empleo si con tal ausencia inducida por el empleador fuera, por ejemplo, su tercer día de ausencia en el mes.

Finalmente, cabe señalar que la Dirección del Trabajo ha señalado en su jurisprudencia administrativa, contenida en dictamen N°263 de 14.01.71, que no resulta jurídicamente procedente que una empresa impida prestar servicios a un dependiente por el hecho de llegar atrasado, y si en el hecho lo hace, incurre en incumplimiento de su obligación contractual de proporcionar el trabajo convenido.

Con el objeto de precisar los eventuales descuentos por tiempo no laborado o, por el contrario, los lapsos trabajados en exceso de la jornada ordinaria, los sistemas deberán calcular los lapsos con precisión de hora, minuto y segundo, restando las cantidades exactas sin aproximación.

En efecto, tradicionalmente se ha acostumbrado calcular las horas extraordinarias y los descuentos aproximándolos en horas, fundamentalmente por la complejidad del proceso manual.

Sin embargo, los avances tecnológicos de hoy permiten avanzar en la precisión del cálculo, transformándolo en un proceso simple realizado por software diseñados para ello.

Ahora bien, precisado lo anterior, cabe recordar que mediante dictamen Nº5308/230, de 26.09.1996, la Dirección del Trabajo ha establecido la forma de calcular el valor de la hora trabajada. Complementando dicho procedimiento para ajustarlo a la precisión requerida en los párrafos precedentes, los pasos para el correcto cálculo los descuentos por tiempo no laborado o, por el contrario, para el pago de los lapsos trabajados en exceso de la jornada ordinaria, son los siguientes:

a) Se divide el sueldo mensual por 30 para determinar el sueldo diario;

b) Este sueldo por día se multiplica por 28 para obtener lo ganado en las últimas cuatro semanas.

c) El producto de la multiplicación anterior se divide por 180, existiendo una jornada de 45 horas semanales, o por el número que resulta de multiplicar el número de horas de trabajo convenido semanalmente por 4.

d) El valor hora resultante del punto anterior se divide por 60, para calcular el valor minuto.

Otro aspecto es cómo se debe proceder en caso de que un trabajador olvide realizar su marca de ingreso, pero sí marque su término de jornada.

Al respecto, es dable señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador.

II.- Modificaciones de marcaciones

Respecto de este punto, es del caso señalar que la adulteración o reemplazo de las marcaciones de los sistemas de registro de asistencia siempre se ha encontrado prohibida, tanto en su formato en papel o electrónico. No obstante, el avance de la tecnología ha llegado hasta la integración de las plataformas de registro de asistencia y las utilizadas, por ejemplo, para el cálculo de las remuneraciones.

Es dable precisar que los softwares de cálculo de remuneraciones simplemente determinan las sumas a pagar a cada dependiente, descontando atrasos o ausencias de manera automática sin reparar, por ejemplo, si existió autorización anterior o posterior para la inasistencia o atraso lo que, a su vez, muchas veces importa agregar un procedimiento manual para compensar las remuneraciones mal descontadas, generando demoras en los pagos o utilizar justificaciones en formato de papel.

En tal orden de consideraciones, la Dirección del Trabajo ha estimado necesario actualizar la doctrina señalada, autorizando a los empleadores a modificar marcaciones de los registros de asistencia, siempre y cuando se respeten las siguientes condiciones copulativas:

a) Para alterar o llenar un registro faltante, se propondrá al trabajador (por medio de papel o correo electrónico) la información de reemplazo de la marca, quien podrá aceptar o rechazar la propuesta. En ambos casos su manifestación de voluntad debe ser escrita y clara. Si el dependiente no contestara la propuesta en un plazo prefijado, no inferior a 48 horas, se entenderá que rechaza la fórmula y la marca o su ausencia permanecerán en su estado original.

b) La modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.

c) Sólo podrán modificarse, remplazarse o completarse marcaciones, cuando el resultado de dicha acción no cause perjuicio a los trabajadores. Así, por ejemplo, podrán realizarse las siguientes acciones:

– Se podrán eliminar atrasos reemplazando la hora por aquella que corresponda a la de ingreso pactado.

– Se podrá reemplazar una inasistencia por una licencia médica entregada con posterioridad.

– Se podrá reemplazar una inasistencia por un permiso del empleador.

– Se podrán completar las marcaciones de entrada o salida de todos los dependientes de la empresa o grupos de ellos, cuando el empleador haya convenido otorgar la mañana o la tarde libre.

De este modo, el empleador podrá convalidar la omisión de uno o más marcajes -de ingreso o salida-, incorporando una nueva marcación manual lo cual evitará, por ejemplo, eventuales descuentos en las remuneraciones o la imposición de amonestaciones.

III.- Flexibilidad horaria

Al respecto, cabe indicar que la materia ha sido abordada por la Dirección del Trabajo, entre otros, mediante dictamen Nº2785/058, de 27.07.2007, concluyendo, en lo sustantivo, que la fórmula propuesta se encuentra plenamente ajustada a Derecho, en la medida que se respeten los límites para la jornada diaria que nuestra legislación establece.

Finalmente, sobre el punto se debe hacer presente que la fórmula propuesta debe ser incorporada al reglamento interno de la empresa por tratarse de una fórmula común que concierne a todos los dependientes o grupos de ellos.

IV.- Horas extraordinarias sin autorización:

Sobre la materia, se debe advertir que la Dirección del Trabajo ha resuelto, entre otros, mediante dictamen Nº3291/128, de 22.07.2004, que la cuestión planteada constituye en la práctica una situación de hecho que debe abordarse en el marco de las facultades de administración que la legislación laboral reconoce al empleador.

De esta manera, es el reglamento interno de la respectiva compañía el instrumento en el cual deben plasmarse las medidas de control que se implementarán para frenar la práctica consultada estableciendo, por ejemplo, mecanismos de vigilancia sobre el sistema de registro, un sistema de amonestaciones o advertencias, etc., todos los cuales deben tender a que los dependientes realicen sus marcaciones cuando corresponda según sus respectivos contratos de trabajo o el mismo reglamento interno, en el caso de existir un sistema de turnos.

V.- Mantención de la información

Atendido que el uso de medios tecnológicos ha simplificado y mejorado las formas de almacenamiento de la documentación laboral, los empleadores deberán conservar la información relacionada con los sistemas de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, regulados por el dictamen N°1140/027, 24.02.2016, por un plazo no inferior a 5 años.

Fuente:  Departamento de Estudios Transtecnia

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