Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro.
Cuando no fuere posible aplicar las normas antes señaladas, o cuando su aplicación importare una difícil fiscalización, la Dirección del Trabajo, de oficio o a petición de parte, podrá establecer y regular, mediante resolución fundada, un sistema especial de control de las horas de trabajo y de la determinación de las remuneraciones correspondientes al servicio prestado. Este sistema será uniforme para una misma actividad.
A continuación, describimos los principales criterios de la Dirección del Trabajo sobre el control de asistencia:
¿Puede el empleador o la persona que éste designe registrar en el sistema de control de asistencia la hora de llegada y de salida de los trabajadores?
El empleador se encuentra en la obligación legal de tener en uso un sistema de control de asistencia para controlar la asistencia del personal y las horas trabajadas, el cual puede consistir en un libro de asistencia o un reloj control con tarjeta de registro. Al respecto, cabe señalar que si bien es el empleador quien administrara el sistema de control de asistencia y es responsable sobre su uso, corresponde a cada trabajador, en forma personal, registrar diariamente su asistencia y horas de entrada y salida en la respectiva tarjeta de reloj control, por lo que no resulta procedente que sea la persona a cargo de la puerta de control del establecimiento quien timbre las tarjetas de asistencia de los trabajadores, hecho que puede ser denunciado a la Inspección del Trabajo respectiva.
¿Cuáles son los tipos de registro de control de asistencia que el empleador puede utilizar?
De conformidad con lo establecido en el artículo 33 del Código del Trabajo, el empleador se encuentra obligado a llevar un registro para controlar la asistencia y horas trabajadas de los trabajadores, registro que puede consistir en un libro de asistencia o un reloj control con tarjeta de registro. La norma legal obliga al empleador a implementar un solo tipo de registro, sin perjuicio de que pueda llevar varios del mismo tipo, según sus necesidades.
También se puede llevar un registro electrónico-computacional en que el trabajador utilice una tarjeta con cinta magnética, siempre y cuando el dispositivo cuente con un visor que haga visible los datos que registra o una hoja de comprobación que deje oportuna constancia de ellos o un sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar, sistemas que la Dirección del Trabajo lo hace asimilable a un reloj control. Cualquiera sea el sistema que se lleve, éste debe dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20 del reglamento N° 969, de 1933, actualmente vigente, norma que obliga al empleador a sumar, al término de cada semana, las horas que cada dependiente registre en el sistema, quién lo firmará en señal de aceptación, lo que resulta especialmente válido para la determinación semanal de las horas extraordinarias trabajadas. Finalmente, cabe indicar que el registro debe mantenerse siempre en el lugar de prestación de servicio de los trabajadores.
¿Puede establecerse un sistema computacional de control de asistencia biométrico?
Los mecanismos de registro que contempla el Código del Trabajo para determinar la asistencia y las horas de trabajo sean ellas ordinarias o extraordinarias, son:
a) Un libro de asistencia del personal, o
b) Un reloj con tarjetas de registro.
No obstante ello este Servicio, en virtud de la facultad contemplada en la letra b) del artículo 1°, del D.F.L. Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, ha homologado a las alternativas señaladas una serie de mecanismos tecnológicos que han permitido modernizar la normativa laboral sobre la materia.
Las características que deben cumplir los sistemas computacionales de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo son, en forma resumida, las siguientes:
1) Marcaciones: En primer término, es dable señalar que la obligación de registrar asistencia debe ser cumplida a través de un acto voluntario del trabajador, sin importar el tipo de sistema de registro de asistencia que utilice el empleador.
El sistema debe registrar en forma automática -al momento de la respectiva marcación- el nombre completo del trabajador y el número de su cédula nacional de identidad, indicando fecha, hora y minuto en que se inicia o termina la jornada de trabajo y, además, los datos del empleador.
2) Identificación: El registro de asistencia electrónico por parte del trabajador, podrá realizarse a través de cualquier mecanismo de identificación, pudiendo éste considerar parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética u otros documentos de identificación, claves o password, token, etc.
3) Comprobantes de marcación: Los sistemas de control de asistencia deberán entregar -en forma automática al trabajador- un comprobante de cada operación realizada, aún si se tratare de un error de identificación o falla en la marca. Este requisito puede ser cumplido mediante la emisión del respectivo comprobante en formato de papel, o bien, podrá emitir electrónicamente los comprobantes de las marcaciones, enviándolos automáticamente al trabajador a través de un email, en formato imprimible.
4) Reportes semanales: Atendido que los sistemas informáticos actuales permiten obtener automáticamente resúmenes de horas trabajadas semanales, bisemanales, etc., aquellos empleadores que opten por una plataforma de las que en este pronunciamiento se regulan, no estarán obligados a generar y mantener firmados los reportes señalados en el artículo 20 del Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
5) Disponibilidad del servicio: el empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica.
6) Verificación: Los sistemas de registro y control de asistencia deberán ser analizados y revisados en forma íntegra por una persona jurídica dedicada a la certificación -laboratorios por ejemplo- o al desarrollo de tecnología antes de su primera comercialización o implementación en una empresa determinada.
7) Acceso para fiscalización: El empleador será responsable de mantener disponible la plataforma con la información actualizada y, además, deberá asegurar el acceso de los fiscalizadores a los reportes para llevar a cabo la función inspectiva de este Servicio. El acceso señalado podrá ser presencial (en las mismas dependencias del empleador) o bien remoto (desde equipos de la Dirección del Trabajo).
8) Compatibilidad con otros sistemas: la utilización de un sistema de registro de asistencia que se ajuste a las condiciones expuestas no obsta a la existencia de otro sistema especial para el mismo empleador, como puede ocurrir, entre los dependientes que presten servicios fuera del establecimiento del empleador y el personal administrativo de la misma compañía.
Una vez acreditado ante la Dirección del Trabajo el cumplimiento de todos los requisitos, los sistemas podrán ser comercializados e instalados sin que posteriormente cada empleador usuario deba solicitar nuevamente autorización para uso. Lo anterior, no excluye la posibilidad de que el empleador usuario del sistema sea fiscalizado por esta Dirección y sancionado, si se detectaren infracciones mediante inspecciones en terreno.
¿Las horas de atraso en que incurra un trabajador en el cumplimiento de la jornada diaria dan derecho al empleador a descontarlas de la remuneración?
De conformidad con lo establecido en el artículo 33 del Código del Trabajo el empleador se encuentra en la obligación de llevar un registro para controlar la asistencia y horas trabajadas por el personal, sistema que puede consistir en un libro de asistencia o un reloj control con tarjeta de registro. Conforme a lo dispuesto en el artículo 20 del reglamento N° 969, de 1933, actualmente vigente, el empleador, al término de cada semana, debe sumar las horas laboradas por cada trabajador y la sumatoria consignarla en el registro que utilice, debiendo el dependiente firmar en señal de aceptación. Si la sumatoria de una determinada semana da como resultado un número de horas trabajadas inferior a 45 horas o de la pactada si es menor, entonces el trabajador no habrá cumplido su compromiso contractual naciendo para el empleador el derecho a descontar de las remuneraciones que pague en su oportunidad, las horas que faltaron para cumplir con la jornada que legalmente debió laborar el dependiente en la respectiva semana.
De esta manera, los atrasos en que incurra el dependiente respecto de su horario diario no determina por sí solo la presencia de atrasos afectos a descuento de remuneraciones sino que, por el contrario, éste se producirá solamente una vez que se haya terminado la semana laboral y no se haya enterado el número de horas que constituye la jornada ordinaria semanal convenida. En consecuencia, resulta procedente para los efectos de determinar la existencia de atrasos afecto a descuento que se compensen las horas no laboradas en una semana debido a atrasos e inasistencias con las que se hubieren laborado en exceso sobre la jornada diaria dentro de la misma semana. Finalmente, cabe agregar que la compensación a que se alude precedentemente sólo procederá dentro de la respectiva semana, sin que sea posible compensar las horas no trabajadas en una semana con aquéllas que se laboran en exceso la semana siguiente.
¿Debe el trabajador registrar en el sistema de control de asistencia el tiempo destinado a la colación?
De conformidad con lo establecido en el artículo 33 del Código del Trabajo, el empleador se encuentra obligado a llevar un registro para controlar la asistencia y horas trabajadas de los trabajadores, registro que puede consistir en un libro de asistencia o un reloj control con tarjeta de registro. La finalidad que tuvo en vista el legislador al establecer la obligación de llevar un registro de control de asistencia fue la de velar por el estricto cumplimiento de las normas legales que regulan el máximo de la jornada de trabajo y el pago de las horas extraordinarias, cosa que, a juicio de la Dirección del Trabajo, se cumple con el registro diario que debe efectuar el trabajador a la hora precisa de su ingreso y salida, por lo que no resulta necesario ni obligatorio que en el respectivo sistema de control de asistencia se consigne el tiempo destinado a colación. Así las cosas, al registrarse diariamente en el sistema de control la hora precisa de llegada y de salida del dependiente, dicho lapso comprenderá el tiempo destinado a la colación, pero no se imputará para completar la jornada ordinaria pactada. De esta forma, al sumarse semanalmente las horas registradas en el mencionado sistema de control al término de cada semana conforme lo establece el Reglamento N° 969, de 1933, actualmente vigente, habrá que descontar el tiempo destinado a la colación, el cual, en todo caso, debe encontrarse determinado en el respectivo contrato de trabajo.
¿Deben registrar asistencia en el sistema de control los trabajadores que ejercen cargos de jefatura en la empresa o de exclusiva confianza del empleador?
El artículo 33 del Código del Trabajo establece que para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro. Por su parte, el inciso 2º del artículo 22 del citado Código establece que quedarán excluidos de la limitación de jornada de trabajo los trabajadores que presten servicios a distintos empleadores; los gerentes, administradores, apoderados con facultades de administración y todos aquellos que trabajen sin fiscalización superior inmediata; los contratados de acuerdo con este Código para prestar servicios en su propio hogar o en un lugar libremente elegido por ellos; los agentes comisionistas y de seguros, vendedores viajantes, cobradores y demás similares que no ejerzan sus funciones en el local del establecimiento.
También quedarán excluidos de la limitación de jornada de trabajo los trabajadores que se desempeñan a bordo de naves pesqueras y los contratados para que presten sus servicios preferentemente fuera del lugar o sitio de funcionamiento de la empresa, mediante la utilización de medios informáticos o de telecomunicaciones. De esta manera, los trabajadores que ejercen cargos de jefatura en la empresa o cargos de confianza exclusiva del empleador que no se encuentren en alguna de las situaciones antes descritas, deben registrar su asistencia en el sistema de control que lleve el empleador.
¿De quién es la responsabilidad del correcto uso del registro de control de asistencia?
De conformidad con lo establecido en el artículo 33 del Código del Trabajo, el empleador se encuentra obligado a llevar un registro para controlar la asistencia y horas trabajadas de los trabajadores, registro que puede consistir en un libro de asistencia o un reloj control con tarjeta de registro. De la disposición legal se desprende que llevar un sistema de control de asistencia es una obligación que afecta al empleador y por tal razón es quien debe preocuparse que el registro que haya elegido para los efectos que el referido precepto señala, sea llevado por su personal en forma correcta, pudiendo tomar las medidas que sean pertinentes, dentro de su facultad de dirigir, organizar y administrar la empresa, para que se cumpla con tal objetivo.
Es del caso señalar que en el reglamento interno de orden, higiene y seguridad que tenga la empresa se puede establecer, dentro de las obligaciones a que deben sujetarse los trabajadores, aquellas relativas a la forma como debe utilizarse el registro de asistencia por parte del personal y cuya inobservancia puede ser sancionada en conformidad a lo previsto en el N°10 del artículo 154 del Código del Trabajo.
¿Dónde debe estar ubicado el registro de control de asistencia?
De conformidad con lo establecido en el artículo 33 del Código del Trabajo, el empleador se encuentra obligado a llevar un registro para controlar la asistencia y horas trabajadas de los trabajadores, registro que puede consistir en un libro de asistencia o un reloj control con tarjeta de registro. El registro debe mantenerse siempre en el lugar de prestación de servicio de los trabajadores.
Al respecto, cabe tener presente que lo determinante del registro es clarificar el momento en que se inicia la jornada de trabajo, es decir, la jornada activa, por lo que es dable concluir que dicho objetivo podrá cumplirse únicamente en cuanto el sistema de registro utilizado se ubique en el lugar específico de prestación de los servicios, salvo, claro está, situaciones de excepción que deben ponderarse en cada caso en particular. De esta manera, resulta legalmente procedente que el empleador ubique el sistema de registro para controlar las asistencias y determinar las horas de trabajo en el lugar específico de prestación de los servicios, sin que sea obligatorio ni necesario ubicarlo en el acceso de la empresa.
¿Debe anotarse la hora de llegada en el registro de control de asistencia antes o después del cambio de vestuario?
La Dirección del Trabajo ha señalado en su jurisprudencia administrativa que, por regla general, el tiempo destinado a cambiarse de vestuario al inicio y/o término de la jornada diaria no constituye parte de la misma, toda vez que durante dicho lapso el trabajador no se encuentra prestando los servicios propios o específicos para los cuales fue contratado.
Sin embargo, la misma Dirección del Trabajo ha establecido algunas excepciones. En efecto, el tiempo destinado al cambio de vestuario, uso de elementos de protección y/o aseo personal constituirá jornada de trabajo cuando el desarrollo de la labor convenida requiera necesariamente la realización de las mismas por razones de higiene y seguridad, independientemente de si ellas se encuentran consignadas como obligaciones del trabajador en el respectivo reglamento interno. Igualmente deberá ser calificado como tal, el lapso utilizado por los trabajadores en cambio de vestuario, cuando sea requerido por el empleador por razones de imagen corporativa, atención de público, requerimiento de clientes o por otras similares, consignadas en el citado reglamento.
Fuente: Departamento de Estudios Transtecnia